Le palestre, o più in generale centri sportivi, sono luoghi di grande aggregazione dove si accumulano diversi servizi; di conseguenza, si hanno diversi tipi di trattamenti di dati personali. Al di là degli adempimenti, comuni a molte altre situazioni, è bene analizzare questi tipi di trattamenti e le loro necessità.

Gestione amministrativa dei soci

I soci sono i clienti della palestra: l’accesso ai servizi ed alle attività è subordinato all’iscrizione e ovviamente al pagamento delle relative quote. Però, oltre ai consueti dati di contatto e contabili, è necessario anche il certificato medico di idoneità all’attività sportiva, il quale non riporta indicazioni di dettaglio relativamente allo stato di salute, ma è comunque un tipo di dato che non è possibile trattare come comune. Da non dimenticare che i soci sono anche, ed in numero significativo, minori.

La gestione viene ormai condotta con l’ausilio di appositi gestionali (dedicati proprio ai centri sportivi), il cui database può essere sui sistemi informativi della palestra o in cloud (in quest’ultimo caso è necessaria la nomina a Responsabile del Trattamento per il fornitore del servizio, ma ciò è normalmente parte del contratto che viene sottoscritto). Invece, i certificati sono prodotti in modo cartaceo e di conseguenza vanno conservati in archivi, insieme eventualmente alle schede di iscrizione ed ai moduli dei consensi (che vedremo in seguito). Poiché l’iscrizione viene normalmente rinnovata anno per anno, si pone il problema della conservazione di tali dati (siano essi cartacei o digitali), tenendo presente che non è detto che i soci tengano continuità nei periodi di iscrizione; per cui è necessario individuare, sulla base della casistica già in possesso, il corretto limite di tempo a tale conservazione, che permetta di mantenere lo storico anche dei soci “discontinui” senza andare verso la conservazione perpetua.

In molti casi, alcune attività necessitano del tesseramento con le Federazioni sportive o con gli Enti di Promozione Sportiva, il che ovviamente comporta un trasferimento di dati: per cui è necessario che il rapporto tra la palestra/centro sportivo e la Federazione/Ente sia normato attraverso un rapporto Titolare/Responsabile o, più probabilmente, di contitolarità (per questo si deve fare riferimento alla documentazione di affiliazione). In modo simile, le polizze assicurative necessitano di normare il rapporto come Titolare/Responsabile o contitolari.

Attività sportive dei soci

L’attività sportiva, in generale, nulla aggiunge al trattamento amministrativo appena analizzato; diverso è il caso che l’attività sia di tipo fisioterapico o riabilitativo, per cui giocoforza sono coinvolte informazioni sullo stato di salute del socio, necessarie alla corretta impostazione delle attività ed alla eventuale registrazione dei risultati. Tali informazioni devono essere trattate dal solo personale strettamente necessario, ed eventualmente conservate in archivi accessibili solo a tale personale. Per la consegna di una copia di tale documentazione ai soci, è bene prevedere anche la possibilità di delega (tramite un apposito modulo, e comunque tramite istruzioni dedicate per il personale della segreteria o reception).

Le comunicazioni di tipo organizzativo sulle attività possono essere ovviamente condotte tramite i numeri di telefono o gli indirizzi email personali, purché ciò sia esplicitamente riportato nell’informativa.

Promozione

La promozione verso “il pubblico” (cioè non indirizzata a specifiche persone) delle attività delle palestre di per sé non necessità di nessuna particolare attenzione; a meno che la promozione non utilizzi materiale che possa includere dati personali dei soci, come per esempio immagini (sia foto che video) stampate su volantini o pubblicate su siti web e social network: in questo caso o si garantisce la non riconoscibilità dei soci/istruttori stessi (come può accadere con immagini a campo lungo), oppure è obbligatorio il consenso esplicito delle persone coinvolte.

Marketing

Le attività promozionali dirette (“marketing”) sono invece punto di assoluta attenzione. I già soci possono essere oggetto di comunicazioni promozionali a patto che abbiano prestato il loro consenso all’atto dell’iscrizione o, qualora esso non venga richiesto (secondo la logica del cosiddetto “soft spam”), non abbiano espresso la loro contrarietà. In entrambi i casi, è bene che la gestione amministrativa abbia la possibilità di tenere traccia dei consensi e ci si attenga scrupolosamente (i gestionali sopra ricordati normalmente consentono ciò).

Riguardo ai non soci, inclusi eventualmente i familiari dei soci, il consenso preventivo è indispensabile: se esso viene raccolto direttamente dalla palestra, vige la sola necessità che esso sia dimostrabile e non sia stato successivamente revocato; se invece vengono utilizzate banche dati esterne, bisogna essere certi della liceità del consenso e che esso includa il trattamento promozionale che si vuole porre in atto.

Altre attività e servizi

Spesso le palestre ed i centri sportivi offrono altri tipi di servizi, come ristorazione o bar, spazi per eventi privati, animazione per bambini e ragazzi, etc. Per ognuno di essi, vanno analizzati in dettaglio i possibile trattamenti extra (rispetto a quelli già ricordati) ed essere preparati a gestirli correttamente (in primis, ricordando di esporre o consegnare le necessarie informative).

Inoltre, possono essere organizzati eventi ludici o culturali a cui partecipano anche non soci, magari proprio a scopo promozionale: può essere l’occasione per le attività di marketing sopra ricordate.

Personale e collaboratori

La gestione del personale e dei collaboratori non presenta peculiarità, se non la possibilità che i collaboratori, che spesso sono gli istruttori, per molte ragioni possano essere soggetti ad un certo ricambio, il che comporta difficoltà operative in due aspetti fondamentali: la nomina ad addetto per il trattamento dei dati personali, e la relativa formazione. Entrambi gli aspetti non possono essere tralasciati, anche se la collaborazione dovesse proseguire per un periodo di tempo limitato; però è possibile cercare di snellire al massimo l’entrata in servizio. Per esempio, la formazione può essere fatta autonomamente, con l’ausilio di video o documentazione cartacea che presenti i principi cardine della normativa, e poi le procedure interne della palestra che devono essere obbligatoriamente seguite (in questo è bene non dimenticare di provvedere a dare indicazione delle persone a cui fare riferimento in caso di necessità); senza però tralasciare la verifica dell’apprendimento, meglio preventivo (quiz) piuttosto che successivo (osservando il comportamento). La copia personale della nomina può essere corredata di un promemoria dei punti salienti della formazione.

Videosorveglianza

Mentre gli adempimenti formali relativi all’installazione delle videosorveglianza non presentano caratteri diversi dal consueto (cartelli e informativa completa, nomine degli autorizzati, autorizzazione amministrativa per i lavoratori, etc), è bene porre la dovuta attenzione alla posizione ed alle inquadrature delle camere, che non devono permettere di ledere la “privacy” (secondo l’accezione comune di questo termine): per esempio, evitare di inquadrare gli accessi agli spogliatoi, e usare inquadrature a campo largo delle piscine/palestre/sale da ballo.

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