Verifica dei Green Pass: come va fatta

Le “certificazioni verdi COVID-19” sono state introdotte in Italia dal D.L. 52 del 22 aprile 2021 (poi convertito dalla l. 87 del 21 giugno 2021) per consentire gli spostamenti in entrata e in uscita dai territori collocati in zona arancione o rossa e  per l’accesso a determinati tipi di eventi aperti al pubblico o comunque a un numero significativo di persone. Il processo legislativo non è andato completamente liscio, tant’è vero che il Garante per la protezione dei dati personali è dovuto intervenire per ricordare quali erano i presupposti che tali atti legislativi dovevano rispettare. Nei mesi successivi altri interventi legislativi hanno esteso l’obbligo di green pass ad altre situazioni, per cui moltissimi soggetti sono ora tenuti al possesso, da una parte, ed alla verifica, dall’altra.

Il presente articolo vuole riassumere le corrette modalità di verifica della certificazione verde.

Casi di utilizzo della certificazione verde

È il già citato D.L. 52, con tutte le sue successive modificazioni (in realtà già piuttosto numerose) la fonte normativa dei casi in cui è obbligatorio il possesso del green pass da parte di coloro che accedono a locali o eventi. In particolare, dal 15 ottobre e fino al 31 dicembre 2021 (salvo proroghe) è previsto che il green pass sia necessario in ogni luogo dove si svolge attività lavorativa (ma limitatamente ai soggetti che la svolgono).

Resta inteso che qualsiasi altro utilizzo non previsto dal citato decreto è da ritenersi illecito.

Si ricorda inoltre che il Garante ha ribadito che la competenza in merito all’introduzione di misure di limitazione dei diritti e delle libertà fondamentali che implichino il trattamento di dati personali ricade, come evidenziato dal Presidente del Garante nella predetta audizione informale alla Camera del 6 maggio u.s., nelle materie assoggettate alla riserva di legge statale. In pratica, regioni e province autonome non hanno il potere di permettere o imporre la certificazione verde in casi non previsti dalle norme nazionali.

Come si verifica la certificazione verde

Il 12 ottobre il Presidente del Consiglio ha emanato due DPCM con le linee guida per le modalità di verifica dei green pass nel mondo pubblico e privato.

Cosa si deve fare:

• utilizzare l’applicazione denominata “VerificaC19” (disponibile per sistemi operativi Android e iOS) installata su un dispositivo mobile;
• scansionare il QR code presente nella certificazione verde (sia essa cartacea o digitale);
• in alternativa alla scansione del green pass, è possibile prendere visione del certificato di esenzione dalla vaccinazione o altri documenti rilasciati, in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta, che attestino le esenzioni o il possesso dei requisiti validi per la certificazione;
• effettuare le verifiche con regolarità (tutti i giorni, oppure almeno una volta a settimana qualora si utilizzi il criterio a campione), anche ai propri dipendenti che si recano in altri luoghi per cui è previsto l’obbligo;
• effettuare le  verifiche su chiunque acceda per motivi professionali (quindi anche su personale di altri enti/aziende o liberi professionisti), inclusi formazione e volontariato;
• effettuare le verifiche all’ingresso o comunque nel più breve tempo possibile dall’inizio orario/turno.

Cosa si può fare:

• utilizzare un’applicazione che utilizzi gli strumenti di sviluppo (SDK) messi a disposizione dai ministeri, o sistemi di verifica centralizzata (NoiPA/INPS)
• effettuare le verifiche “a campione”, purché i criteri di campionamento siano documentati e poi rispettati;
• tenere un registro delle verifiche effettuate giornalmente purché i controllati non siano identificati;
• verificare l’identità di chi presenta la certificazione richiedendo l’esibizione di un documento di identità (qualora necessario);
• richiedere ed utilizzare, per motivi organizzativi, le comunicazioni dei lavoratori che non sono in possesso di green pass, con anticipo massimo di 48 ore*;
• registrare o documentare, qualora indispensabile, le motivazioni che impediscono l’accesso (in particolare, al posto di lavoro);

Cosa non si può (e non si deve) fare:

• richiedere informazioni su stato vaccinale o sugli altri criteri di rilascio del green pass;
• richiedere una copia (digitale o cartacea) della certificazione e/o del documento di identità (o conservarla se presentata spontaneamente);
• richiedere informazioni sul green pass (es. la scadenza);
• utilizzare altre informazioni eventualmente visibili sulla certificazione;
• accettare  autocertificazioni;
• effettuare le verifiche su persone che non accedono per motivi lavorativi o professionali (es. privati utenti di servizi o clienti di negozi, se non nei casi previsti dalla legge);
• effettuare fotografie o catture dello schermo (totali o parziali) in cui compaiano il QR code o la schermata di verifica dell’app;
• effettuare la verifica di un green pass una volta per tutte (per quei soggetti che accedono ripetutamente nel tempo).

Chi effettua la verifica

La verifica è in capo ai datori di lavoro, i quali però possono delegare il proprio personale; i soggetti delegati di cui sopra sono incaricati con atto formale recante le necessarie istruzioni sull’esercizio dell’attività di verifica. Di fatto, è necessario un atto di nomina scritto personale (nominativo).

La delega dovrebbe essere limitata al numero di persone minimo indispensabile, e quindi non generalizzato; si possono anche delegare aziende esterne (es. istituti di vigilanza) purché ciò avvenga con un accordo ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 679/16, e che queste ultime procedano a incaricare formalmente il proprio personale.

Come prepararsi

In primo luogo, è necessario dotarsi o individuare i dispositivi mobili che verranno utilizzati per l’installazione dell’app “VerificaC19”, e renderli disponibili ai delegati.

In secondo luogo, è necessario individuare le persone delegate alla verifica e prepapare loro un atto formale personale di delega ed autorizzazione, con specificate o allegate le istruzioni generali e specifiche sulle modalità di verifica, che possono includere le modalità di gestione di eventuali problemi (es. verifica impossibile o negativa).

In terzo luogo, è opportuno predisporre un’informativa completa dedicata alla verifica, ed anche un cartello di avviso da apporre agli ingressi dei locali o degli eventi.

Sarà poi necessario prepararsi a gestire, per il proprio personale, eventuali casi di assenze ingiustificate (e, se previsto, altri provvedimenti disciplinari) generate dalla mancanza o dalla verifica negativa del green pass.

Poiché la verifica di per sé non comporta registrazioni di dati, nessun altro adempimento formale o documentale è necessario; qualora però sia necessario registare le ragioni che impediscano l’ingresso ai luoghi/eventi che richiedono la cerificazione, poiché ciò sicuramente rappresenta un trattamento di dati personali, allora sarà necessario aggiornare il Registro dei trattamenti, individuare base giuridica e tempi di conservazione, mettere in atto le dovute misure di sicurezza in particolare per la riservatezza delle informazioni.

Le violazioni

Chi viola le disposizioni precedenti (e le altre non citate in questo articolo), quindi sia i lavoratori che i datori di lavoro, può essere soggetto a sanzioni amministrative irrorate dal Prefetto.

In particolare, il lavoratore che fosse trovato sul luogo di lavoro senza certificazione valida, va segnalato alla Prefettura per la sanzione amministrativa. Attenzione: un lavoratore che viene trovato senza certificazione all’ingresso ma non entra, non rientra tra le segnalazioni da inviare al Prefetto, deve essere solo sanzionato con l’assenza ingiustificata.

Il green pass europeo

Il green pass europeo è stato introdotto dal Regolamento (UE) 2021/953 del Parlamento europeo e del Consiglio del 14 giugno 2021 per facilitare gli spostamenti tra gli stati membri dell’UE e con alcuni stati terzi; i commi 2 e 3 dell’art. 2 del citato DPCM stabiliscono l’equivalenza del Green Pass con la Certificazione Verde, di conseguenza quanto sopra ricordato vale anche per cittadini non italiani ma in possesso della certificazione europea o delle altre extra-europee riconosciute come equivalenti.

Ulteriori informazioni

Altre informazioni possono essere reperite sul sito istituzionale relativo alle certificazioni verdi, nelle FAQ del governo e alla pagina tematica del Garante per la protezione dei dati personali.

*Cancellato perché non entrato nella versione definitiva del DPCM

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