Quando si parla di dati in forma fisica, tipicamente cartacei, si deve tenere conto delle restrizioni rispetto alle possibili minacce. Di base, è necessario che gli archivi cartacei vengano custoditi (cioè protetti rispetto alle possibilità di accesso dei soggetti autorizzati e non) e controllati (cioè organizzati opportunamente in modo da avere contezza della presenza e della posizione dei diversi documenti).
In questo caso, le misure tipiche comprendono:
- Allarmi antintrusione e sistemi antincendio
- Contenitori dotati di chiavi o altri sistemi di chiusura
- Copie dei dati solo se autorizzate (attenzione alle stampanti/fotocopiatrici in uso da più soggetti o in aree frequentate dal molte persone)
- Definizione e rispetto dei limiti di conservazione
- Distruzione sicura (macchine distruggi-documenti o servizi esterni)
- Dematerializzazione (trasformazione in forma digitale)
A cui bisogna sempre aggiungere la regolamentazione delle operazioni attraverso procedure e le relative attività di formazione.
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