Quindi, quali sono le condizioni da rispettare per poter trattare di dati personali? Tutte queste, sempre:

Il trattamento deve essere lecito, cioè avere una base giuridica; deve essere corretto, cioè deve essere fatto nel rispetto degli interessati, e deve essere trasparente, cioè devono essere rese note tutte le informazioni utili a comprenderlo.

Le finalità del trattamento devono essere limitate, cioè: determinate, ossia stabilite a priori in modo preciso ed inequivocabile; devono essere esplicite, cioè non possono essere tenute nascoste; e devono essere a loro volta legittime. Conseguenza di ciò è che non è possibile lasciare possibilità di utilizzi successivi per finalità astratte.

I dati devono essere minimizzati, cioè: devono essere adeguati e pertinenti, ossia devono risultare utili rispetto alle finalità perseguite; e devono essere limitati, ossia si possono usare solo quelli effettivamente indispensabili. In realtà, questo criterio ha come conseguenza anche quella di dover limitare l’accesso e le operazioni sui dati ai vari soggetti che devono effettuare le varie parti del trattamento; ciò vale sia internamente al soggetto (quindi per le persone autorizzate) che esternamente (quindi per i responsabili del trattamento).

I dati utilizzati devono essere mantenuti esatti, cioè devono corrispondere alla realtà, e devono anche essere completi rispetto alle necessità di utilizzo. Conseguenza di questo criterio è anche la necessità di aggiornare i dati, ovviamente ciò può essere fatto da, o insieme, all’interessato stesso.

La conservazione dei dati deve essere limitata, cioè una volta che i dati hanno esaurito la loro utilità rispetto al trattamento, devono essere distrutti o cancellati (comunque esistono casi per cui la conservazione può essere allungata oltre all’esaurimento del primo utilizzo).

I dati devono essere mantenuti integri, cioè nella loro completezza ed esattezza, e riservati, cioè non accessibili da coloro che non ne hanno motivo. Quest’ultimo criterio, che più da vicino corrisponde al significato comunemente assegnato alla parola privacy, è valido sempre, anche per i dati apparentemente più banali, e non solo per i dati cosiddetti sensibili.

Per approfondire: In quali casi è possibile conservare indefinitamente i dati personali?

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