Quello dell’informativa, o più propriamente, quello di fornire agli interessati le informazioni riguardo ai trattamenti di cui sono oggetto, è l’adempimento più visibile; infatti, qualsiasi forma abbia, è l’unico per cui viene richiesta la diffusione, cioè la messa a disposizione a chiunque.

Di fatto, le informazioni relative ad uno o più trattamenti definiscono il perimetro di legittimità così come stabilito dal titolare; da quel momento in poi, ciò che viene dichiarato, si può fare, e tutto ciò che non è dichiarato, non si può fare.

Esistono comunque alcuni casi in cui la messa a disposizione delle informazioni può non avvenire, o avvenire in seguito rispetto alla raccolta dei dati.

Come devono essere rese le informazioni? In realtà, non esistono limitazioni: purché tutte le informazioni previste siano presenti, ogni modo è buono. La prassi più comune è quella di redigere un documento scritto, chiamato appunto “informativa sul trattamento dei dati personali”, ma anche semplicemente “informativa” o “privacy policy”. Altra abitudine comune è che l’informativa possa essere fornita a livelli successivi di dettaglio, normalmente un primo livello con le sole informazioni più utili, come le finalità e le basi giuridiche (un esempio è il cartello della videosorveglianza), un secondo livello con il documento completo.

Attenzione però che l’informativa è uno dei modi con cui si deve rispettare il principio di trasparenza: ciò significa che il linguaggio utilizzato deve avere lo scopo di far comprendere il lettore, il che significa: più lingue ove ci sia un ambiente frequentato da stranieri, icone o disegni per i minori, criteri di accessibilità aumentata per le forme di disabilità, eccetera.

Cosa vuol dire “mettere a disposizione”? Nessuno deve essere obbligato a leggere l’informativa, quindi firme o “prese visioni” non sono necessarie (a meno che ciò non venga ritenuto indispensabile); il documento deve solo essere facilmente accessibile da parte degli interessati in qualsiasi momento, anche lontano nel tempo. Tipicamente, questi documenti possono essere affissi nei luoghi frequentati dagli interessati, o pubblicati su un sito internet, o allegati alle comunicazioni.

Una nota: la preparazione e la messa a disposizione dell’informativa è in capo al titolare del trattamento, non ai suoi responsabili; e non potrebbe essere altrimenti, poiché le informazioni che bisogna fornire, come finalità e basi giuridiche, sono in generale note al titolare.

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